Organisez la relance de vos clients

La relance des clients doit avoir lieu avant l’échéance du paiement. En effet, il importe de vérifier que tout le processus se déroule normalement: le client a-t-il bien reçu la marchandise ? Le service acheteur a-t-il bien donné son feu vert pour le règlement ? La comptabilité fournisseurs est-elle en train de préparer le paiement ?

1. Les objectifs de la relance clients

• Faire rentrer les traites rapidement si vous escomptez les traites de vos clients (10 jours avant l’échéance minimum sont nécessaires pour l’escompte) ;
• Eviter les retards de paiements ;
• Eviter les impayés ;
• Traiter les éventuels litiges avec célérité : cela donnera une bonne image de marque à votre entreprise.

2. Comment mettre en place une politique de relance ?

• Nommez le responsable de cette mission : Il appellera régulièrement au téléphone la comptabilité fournisseurs des clients pour faire le point sur les règlements en attente.
• Etablissez une politique de relance téléphonique et écrite.

Relance téléphonique : à effectuer à intervalles réguliers en liaison avec la relance écrite sans toutefois harceler le client ;

Relance écrite : toutes les 2 semaines à partir de la date d’émission de la facture (grâce au logiciel de gestion et de comptabilité).

• Impliquez les commerciaux dans la surveillance des éventuels retards de paiement. N’hésitez pas à demander à un commercial de se rendre chez le client concerné et de rapporter le règlement (chèque ou traite acceptée).
• Examinez de près le circuit d’élaboration des factures. Réduisez-le au maximum après la livraison de la prestation ou de la marchandise ; revoir éventuellement le circuit interne.

3. Le coût de la relance

La relance a un coût pour l’entreprise, qui correspond à :

• La formation et l’information des commerciaux et des différents collaborateurs ;
• La formation du collaborateur responsable de la mission de relance ;
• La révision éventuelle de l’organisation du circuit de prise de commandes et de facturation.

Toutefois, ce coût sera rapidement contrebalancé par l’accélération des rentrées d’argent, la diminution des retards de paiement et la réduction des frais financiers.

4. Connaître l’organisation comptable du client

Dans les grandes entreprises, la comptabilité fournisseurs se trouve le plus souvent au siège alors que les livraisons de biens et de services se font dans les différentes usines ou localisations de la firme.
Ainsi, votre entreprise peut livrer à une adresse et facturer à une autre !
Cela ne facilite pas la rapidité des règlements. En effet, il faut d’abord que la marchandise soit bien réceptionnée à l’adresse de livraison par le service achats ou approvisionnement pour que celui-ci établisse un bon à payer qui sera enfin transmis au service comptabilité fournisseurs pour paiement de la facture.
Dans le meilleur des cas, l’opération peut prendre 2 à 3 semaines!